La Compagnie de Rentes Brookfield s’engage à protéger vos renseignements personnels et a élaboré la présente politique de confidentialité pour vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de stockage et de divulgation de vos renseignements personnels.

Raisons de la collecte des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels à plusieurs fins :

• prendre des décisions de souscription et d’affaires;
• vérifier votre identité et votre admissibilité;
• effectuer une enquête relativement aux demandes de règlement et verser les prestations;
• vous localiser si nous n’avons pas vos coordonnées actuelles;
• traiter les plaintes que vous pourriez avoir au sujet de nos services;
• mettre en œuvre des programmes et procédures de gestion des risques en vue de prévenir la fraude, les erreurs ou les déclarations inexactes;
• communiquer l’information pertinente aux organismes de réglementation ou à d’autres entités conformément aux lois et aux pratiques prudentes du secteur de l’assurance;
• se conformer aux lois applicables, y compris aux exigences fiscales.

Nous vous expliquerons pourquoi nous exigeons vos renseignements personnels et limiterons leur utilisation aux fins indiquées.

Types de renseignements que nous pouvons demander

Les renseignements personnels que nous recueillons comprennent le nom, l’adresse, la date de naissance, le sexe, le numéro d’assurance sociale, les renseignements bancaires, la situation matrimoniale, la profession, les antécédents de travail et les coordonnées. Nous pourrions également recueillir des renseignements sur votre conjoint, notamment son nom, son sexe et sa date de naissance. Nous limitons l’utilisation des renseignements personnels que nous recueillons à ceux qui sont nécessaires pour offrir des produits et des services à nos clients et prendre des décisions d’affaires et de souscription éclairées.

Méthode de collecte des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels par des moyens justes et licites: directement de vous par écrit, par voie électronique ou verbalement, de votre employeur qui est le promoteur du régime de retraite, des courtiers d’assurance ou d’autres sources légitimes, comme des assureurs, des administrateurs, des banques et des agences d’évaluation du crédit.

Consentement à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels

Vous devez être mis au courant de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de vos renseignements personnels et y consentir au préalable. Nous recueillons habituellement vos renseignements personnels auprès de votre employeur, de votre ancien employeur, du promoteur de votre régime de retraite ou des administrateurs qui font la tenue de dossiers pour votre régime de retraite ou qui assurent le service de la paie à l’une ou l’autre de ces entités. Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels vous permettent de ne pas donner votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation par nous de vos renseignements personnels, ou de retirer votre consentement si vous l’avez donné. Cependant, Rentes Brookfield ne pourra pas vous verser les prestations auxquelles vous avez droit si vous retirez votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels.

Divulgation des renseignements personnels

Dans le cours normal de nos activités, nous devons parfois fournir les renseignements personnels d’une personne à une tierce partie, par exemple une banque, un courtier, un réassureur, un conseiller juridique, un organisme de réglementation, un administrateur, un fournisseur de services de stockage de données, une société de recherche de personnes, un imprimeur ou un distributeur de courrier. Nous informons cette tierce partie qu’elle doit se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et prendre les mesures qui s’imposent pour protéger les renseignements personnels.

Dans certains cas, vos renseignements personnels sont transmis à l’extérieur du Canada. La Compagnie de Rentes Brookfield fait appel à des fournisseurs de services au Canada et aux États-Unis pour traiter et stocker vos renseignements personnels. De plus, certaines des tierces parties à qui nous pourrions fournir vos renseignements personnels (susmentionnés) se trouvent à l’extérieur du Canada et peuvent avoir recours à leur tour à des fournisseurs de services qui se trouvent à l’extérieur du Canada, principalement aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans l’Union européenne. Les renseignements traités ou stockés à l’extérieur du Canada peuvent être accessibles aux gouvernements, aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou aux organismes de réglementation de ces pays en vertu de leurs lois locales. Pour les personnes qui résident au Québec, veuillez noter que les renseignements que détient Rentes Brookfield au Canada sont conservés à l’extérieur du Québec.

Protection des renseignements personnels

L’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés, aux représentants et aux fournisseurs de services autorisés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés qui ont accès aux renseignements personnels sont mis au courant de leur responsabilité à l’égard de la protection de ces renseignements.

Nous utilisons un certain nombre de contrôles pour protéger les renseignements personnels contre leur perte, leur vol, leur divulgation non autorisée, leur reproduction et leur utilisation ou modification non autorisée. Ces contrôles comprennent notamment l’accès restreint à nos locaux, l’authentification de l’utilisateur, le chiffrement, les pare-feu et les logiciels de détection.

Si nous devons transférer vos renseignements personnels à une tierce partie au Canada ou à l’étranger en vue de leur traitement, nous exigeons par voie de contrat que cette tierce partie protège vos renseignements d’une manière qui soit compatible avec nos mesures de sécurité, sous réserve des lois en vigueur dans le territoire de la tierce partie.

Conservation des renseignements personnels

Nous conserverons les renseignements personnels d’une personne aussi longtemps qu’il est nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis ou que la loi l’exige. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires seront détruits complètement et de manière sécuritaire.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions juridiques. Par exemple, l’accès peut être limité ou refusé s’il permet de révéler des renseignements personnels au sujet d’une tierce partie. Nous vous informerons par écrit des raisons d’un tel refus.

Si vous croyez qu’un renseignement que nous avons recueilli vous concernant est incorrect ou incomplet, vous avez le droit de nous demander de le corriger ou vous pouvez communiquer avec nous pour mettre à jour vos renseignements figurant dans nos dossiers. Si vous prouvez que l’un de vos renseignements personnels est inexact ou incomplet, nous apporterons la modification nécessaire.

Vous avez des questions?

Si vous êtes une personne rentière et que vous souhaitez confirmer ou mettre à jour des renseignements personnels, comme votre adresse ou votre état matrimonial, ou si vous avez des questions sur des sujets comme votre rente collective, vos reçus fiscaux, vos renseignements bancaires ou des changements en raison d’un événement marquant, consultez la section des services aux participants des contrats de rente collective sur notre page des coordonnées.

Si vous avez des questions sur la façon dont nous gérons et protégeons vos renseignements personnels, veuillez écrire à Susie Taing, chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse Susie.taing@brookfieldannuity.com.